AI導入は何から始める？最初にやる4つのこと
「AIで業務を楽にしたいけど、ツールが多すぎて何から手をつければいいかわからない……」
調べるほど専門用語だらけで、結局どれも同じに見えてきますよね。
実は、ツール選びより先にやることがあります。
本記事では、AI導入で最初にやるべき4つのことを、順番に図で解説します。
ステップ1：AIに任せる業務を1つ選ぶ
AI導入は全社を一気に変える必要はなく、まず毎日くり返している業務を1つ選ぶのが近道です。
「会社全体をAIで効率化したい」と範囲を広げると、決めることが多すぎて進まなくなります。業務を1つに絞れば、AIに何を任せるかがはっきりし、効果も測りやすくなります。
選ぶときは「どこから情報が届くか」で業務を見るのがコツです。お客様からのメール、社内からの質問、現場からの日報のように、毎日同じ形で届くものはAIに任せやすい業務です。
候補がいくつか出たら、次の3つに当てはまるものから選びましょう。
- 件数が多い：毎日、毎週くり返しているほど、減らせる時間が大きくなります
- 答えが資料にある：料金表やマニュアルに答えが書いてあれば、AIが下書きを作りやすくなります
- 間違えても直せる：まずは社内向けの作業など、人が確認してから使える業務が安心です
たとえばMawaasが支援した製造業の会社では、問い合わせメールの対応を最初の業務に選び、1件あたりの時間を約8.6分から3.7分にしました。詳しくは問い合わせメール返信をAIで効率化する方法で紹介しています。建設業の現場で日報をAIで作る例は、AI日報と音声入力で建設業の残業を減らす方法で紹介しています。
ステップ2：AIと人の役割分担を決める
業務を選んだら、AIが下書きや整理を担当し、人が最終判断をする分担を決めます。
AIにすべてを任せるのではなく、決まった形の作業はAIが下書きし、人がさっと確認して送ります。次の3つは、必ず人が判断するとあらかじめ決めておきましょう。
- 金額や納期が関わるやり取り：見積もりや契約は、数字が1つ違うだけで大きな問題になります
- クレームや特別なご要望：AIには状況の要約だけを任せ、対応は人が自分の言葉で行います
- 社外への送信：下書きはAIに任せても、送信ボタンは担当者が押します
「最後は人が確認する」というルールがあるからこそ、現場も安心してAIを使い始められます。
ステップ3：既製ツールで1〜2週間試す
まずは ChatGPT や Gemini などの既製ツールで、担当者1〜2名が1〜2週間、実際の業務に使ってみます。
既製ツールなら月数千円から、契約したその日に試せます。最初から完璧を目指さず、「ここが楽になればいい」という部分だけで始めましょう。効果は次の2つで測ると分かりやすくなります。
- 1件あたりの時間：試す前と後で、同じ作業にかかる時間を比べます
- 手直しの回数：AIの下書きをどれだけ直したかを数えると、改善すべき点が見えます
使い始めると「この資料も読ませたい」「もう少し丁寧な文体にしたい」といった改善点が出てきます。指示文や読ませる資料を少しずつ直し、使い方は特定の人だけでなく全員で共有しておきましょう。
ステップ4：足りない部分だけ、自社向けに作るか決める
試してみて足りていれば、そのまま使い続けて別の業務に広げます。足りない部分があれば、その部分だけを自社向けに作るかを決めます。
既製ツールで足りなくなるのは、たとえば「社内の在庫表や顧客台帳を見て答えてほしい」「自社のルールで担当者に振り分けたい」といった場合です。こうした部分は、外部のパートナーと必要な機能だけを小さく作ると、費用を抑えられます。
1つの業務で効果が出たら、別の業務や部署にも広げていきます。社内に成功例が1つあると、ほかの部署でも受け入れられやすくなります。費用の目安はAI導入費用の目安と予算の決め方、相談先の選び方は生成AI導入の相談先の選び方で紹介しています。
こんなときはMawaasにご相談ください
この記事で紹介した内容は、自社でも進められます。次のような場合は、相談すると早く進みます。
- どの業務からAIに任せればいいか、迷っている
- 既製ツールで試したが、社内の在庫表や顧客台帳とつなぎたい
- 試した使い方を、社内に定着させるところまで手伝ってほしい
相談は無料で、仕組みは月額5万円からです。Mawaasは中小企業向けに、AIのコンサルから伴走支援、開発までを1社で行っています。
まとめ：まずは業務を1つ選ぶところから
AI導入は、最初から大きな投資をして全社を変える必要はありません。次の4つを順番に進めれば、ITに詳しい担当者がいなくても始められます。
- AIに任せる業務を1つ選ぶ：毎日くり返している業務から
- AIと人の役割分担を決める：AIが下書き、人が最終確認
- 既製ツールで1〜2週間試す：時間と手直しの回数で効果を測る
- 足りない部分だけ、自社向けに作るか決める：足りていれば、そのまま広げる
よくある質問
ITの専門知識がなくてもAI導入はできますか？
はい、できます。今のAIは日本語で指示できるため、ITに詳しい人より、業務の流れを知っている現場の方が良い使い方を見つけやすいことも多くあります。
AIに任せる業務はどうやって見つければよいですか？
毎日・毎週くり返している「メールの確認と返信」「日報の要約」「データの転記」などから1つ選ぶのがコツです。どこから情報が届くかで業務を見ると、候補が見つけやすくなります。
既製ツールと自社専用の仕組み、どちらから試すべきですか？
まずは既製ツールで効果を試し、社内のデータや自社のルールとつなぐ必要が出てきた段階で、自社専用の仕組みを検討するのがおすすめです。
AIの回答が不安な場合、安全に使う方法はありますか？
AIを「送る人」ではなく「下書きを作るアシスタント」として使い、最終確認と送信は必ず人が行うルールにすれば安心です。